11 Salaisuutta Huonojen Uutisten Toimittamiseen Työssä

2024 Kirjoittaja: Steven Freeman | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 08:16

Anna palautetta nopeasti, mutta ei heti

Älä odota vuosikatsausta, jossa mainitaan parannuskohteet. Kiinnitä huomiota asioihin nopeasti, jotta yksityiskohdat olisivat mielessäsi tuoreita. Päivä tapahtuman jälkeen on makea paikka; vähän aikaa tukahduttaa liian kuumat tunteet ja antaa sinun valmistautua ja olla harkittuja sanojesi kanssa.”Tällä hetkellä molemmilla osapuolilla on vahvempi ja vähemmän hyödyllinen reaktio”, sanoo Jennifer Porter, johtaja- ja tiimikehitysyrityksen Boda Groupin toimitusjohtaja. Vuosittaisten tai neljännesvuosittaisten katsausten tulisi kattaa tavoitteet ja keskittyä tulevaisuuden näkökulmaan suuntautuvaan palautteeseen, esimerkiksi siihen, mitä jonkun on tehtävä enemmän tai vähemmän uransa eteenpäin viemiseksi (“Jos tarvitsisit taitavampaa data-analytiikkaa, voin nähdä sinun hyppäävän kohti seuraava taso”).

Muista aikomuksesi

Ajattele, miksi haluat jakaa palautetta ensinnäkin. "Teet tämän, koska haluat auttaa henkilöä menestymään", Porter sanoo. Tuolloin se saattaa tuntua vähemmän myönteiseltä - saatat ajatella, että sinun täytyy vain hillitä huonoja tapoja tai korjata huolimaton työ - mutta kaikenlainen palaute auttaa ryhmääsi oppimaan ja kasvamaan. Haluat myös ansaita heidän luottamuksensa. "Jos et anna palautetta, joku muu tekee ja ei ehkä tee niin hyvää työtä kuin sinulla olisi", sanoo Freyan Billimoria, verkkoopetusyhteisön Skillshare-yksikön ihmistoimintojen johtaja. Ilmaise aikomuksesi keskustelun aikana. Sano: "Sanon tämän sinulle, koska välitän sinusta ja haluan sinun olevan mahdollisimman tehokas."

Ajattele sisältöä, ei toimitusta

Monet johtajat ovat huolissaan siitä, kuinka he pehmentävät iskua sen sijaan, mitä he sanovat, Porter sanoo. "Se on kuin puhetta valmistelemalla ja keskittymällä pukeutumiseen pikemminkin kuin esityksen sisältöön", hän toteaa. Kysy itseltäsi: “Mikä on keskeinen viestini? Mitä toivon, että tämä henkilö vie keskusteluun? Mitä haluan tapahtua seuraavaksi?” Kirjoita ylös mitä sanot ja harjoittele suihkussa tai luotettavan työtoverin päällä. Nolla käyttäytymiseen tai toimintaan sen sijaan, että keskustelisit tunneista, ja anna konkreettisia esimerkkejä, kuten "Huomasin, että keskeytit ihmisiä kuusi kertaa tuossa kokouksessa" (verrattuna "Olet töykeä työtovereillesi").

Aloita kysymyksellä

Keskustelun tulisi olla vuoropuhelu, ei monologi. Sano:”Haluaisin keskustella kanssasi jakaa palautetta. Onko se ok? " On ihmisluonto sanoa kyllä, mutta kysymällä lupaa voit vahvistaa suhdetta, Porter sanoo. Toinen taktiikka: Pyydä toista henkilöä johtamaan keskustelua. Sano: "Haluaisin puhua kanssasi x: stä. Mikä mielestäsi meni hyvin? Mitä luulet ette? " Anna työntekijälle aikaa vastata. "Monissa tapauksissa he tietävät jo puuttuvansa", sanoo Nizzan tyttö myytti -kirjailija Fran Hauser (.) Kun kuvaat keskustelua yhteistyönä kritiikin sijasta, sävy on enemmän tukevaa.”

Käytä vähemmän sanoja

Ole mahdollisimman tarkka. Epämääräiset tai klikaatit lauseet (”Sinun on työskenneltävä johtotehtävissäsi”) tai sokeripinnoitettu palaute ovat hämmentäviä kuuntelijalle, lisäämällä todennäköisyyttä, että he menettävät pisteesi kokonaan. "Jos käytät 100 sanaa sanoaksesi, että joku ylitti määräajan, selität liikaa", Porter sanoo. Ja kun lataat täyttösanoja ja pehmennyksiä (“tiedän, että olet liian työskennellyt”), palaute alkaa tuntua henkilökohtaiselta ja puolueellisuus voi hiipiä, Billimoria sanoo. Sen sijaan päästä kohtaan ja mainita havaitsemasi. Sano:”Huomasin, että olemme jättäneet kahden viimeisen raportin määräajan. Mitä tapahtui?"

Älä vesitä viestiäsi

Tavallinen tapa kerätä negatiivista palautetta kahden kiitosjakson välillä voi olla vaistomainen, mutta se on yksi johtajan suurimmista virheistä, Billimoria sanoo. Palautteen piilottaminen kohteliaisuuksien sisällä vie virran sanoista. "Ihmiset näkevät sen tulevan; sitten he hylkäävät positiivisen, odottavat kielteistä eivätkä luota siihen, mitä sanot”, Porter sanoo. Mitä voit tehdä ollaksesi kiltti, mutta suora: Ilmaise palautetta positiivisesti, Hauser sanoo. Sano: "Paljon menee hyvin, mutta minulla on rakentavaa palautetta joistakin parannusta tarvitsevista asioista" tai "Minulla on neuvoja, jotka voivat auttaa sinua."

Anna konteksti

Miksi välität jos joku toimittaa työtä myöhään? Vai eikö muotoiltu esityksiä täydellisesti? Vastaukset saattavat olla ilmeisiä sinulle, mutta työntekijän on ymmärrettävä miksi palautteesi takana. Yritä sijoittaa erityisiä muistiinpanoja suuremman kuvan sisälle - esimerkiksi: "Kun osastollamme on myöhässä työn kanssa, se vaikuttaa myös muihin joukkueisiin" tai "Kun taloutesi näyttävät vääristyneiltä, se voi antaa ihmisille epäluottamuksen numeroihisi." Hauser sanoo, että palautteesi tärkeyden selvittäminen voi helpottaa toimittamista ja kuulemista.

Ole empaattinen

Kriittisten kommenttien vastaanottaminen on vaikeaa.”Sillä ei ole väliä kuinka taitava olette antamaan palautetta. Se pistää edelleen”, Porter sanoo. Älä ole liian ankara, kuuntele toisen henkilön näkökulmaa ja pysy rauhallisena. Vältä myös sanaa "sinä", jos pystyt. "Hienovaraiset sanavalinnat voivat saada keskustelun tuntemaan pikemminkin keskustelua kuin hyökkäystä", Hauser sanoo. Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit: "Tämän mielestäni olisit voinut tehdä toisin", sano: "Tämän mielestäni olisi voinut tehdä eri tavalla."

Tee se kasvotusten

Vaikeiden uutisten toimittaminen sähköpostitse tai puhelimitse on houkuttelevaa, mutta tapaaminen henkilökohtaisesti (tai Skypen tai FaceTimen kautta) on tehokkaampaa, Hauser sanoo. Sen avulla voit lukea toistensa sanaton vihje ja tunne-aikomus. "Kasvokkain oleminen on ainoa tapa varmistaa, että toinen henkilö tuntee myötätuntoni", Hauser sanoo. Lisäksi, jos et näe työntekijääsi, on vaikeampaa selvittää, ovatko he järkyttyneitä vai kiinnittävätkö he edes huomiota siihen, mitä sanot. "Istu suoraan ja ylläpitä silmäkosketusta riippumatta siitä, kuinka vaikea se voi olla", Hauser sanoo.

Sinulla on seurantasuunnitelma

Lopeta keskustelu keskustelemalla seuraavista vaiheista. Kysy, kuinka voit olla avuksi ja päättää yhdessä, milloin sinun pitäisi puhua uudelleen (päiviä, viikkoja tai kuukausia myöhemmin, asiasta riippuen). Tarkista sitten päivän tai kahden kuluttua, miten toinen ihminen tunne. On luonnollista, että palautteen vastaanottaja kävelee pois vähän haavoittuneesta keskustelusta, vaikka se olisi ollut tuottavaa, Porter sanoo. "Sinun on annettava ihmisille aikaa prosessoida", Billimoria sanoo. "Avain vahvoihin suhteisiin on luovuttaminen takaisin." Kun teet niin, ansaitset luottamuksen, mikä helpottaa palautteen jakamista seuraavan kerran.

Muista antaa myös paljon kiitosta

Tee positiivisen palautteen toimittaminen osaksi rutiiniasi - älä vain purista sitä epämiellyttäviin keskusteluihin. Tarkoituksena ei ole vain levittää ihmisiä tai antaa kaikille pokaali; positiivinen palaute on ammatillisen kehityksen työkalu. Ensinnäkin, se on rakentavaa - on hyödyllistä, että ihmiset tietävät mitä tekevät hyvin, jotta he voivat jatkaa sen tekemistä. Toiseksi se auttaa luomaan kulttuurin, joka on avoimempi ja suvaitsevainen palautteelle, Porter sanoo. Ole myös täsmällinen täällä. Sano: "Pidän todella siitä, kuinka hoitit kyseisen haasteen" tai "Arvostan sitä, että puhuit muiden osastojen kanssa saadakseen sisäänostoonsa." Ja sano se usein. "Jokaisesta kritiikistä tulee antaa vähintään viisi kiitosta", Hauser sanoo. "Tämä vie ihmiset paikkaan, jossa he haluavat palautetta."